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Les bonnes pratiques de communication en matière d'Employee Benefits

Pieter Holbrouck - Employee Benefits Consultant

Communiquer efficacement sur les Employee Benefits eux-mêmes est aussi important que de choisir ceux qui seront offerts. C’est pourquoi chez Concordia, lorsque nous proposons des Employee Benefits à nos clients, nous nous appliquons à communiquer de manière ciblée et dans un langage profane afin que personne ne se noie dans un océan d’informations. Et pour cause, une étude menée par AG Insurance en collaboration avec la Vlerick Business School a démontré qu’un employé sur deux avait des connaissance lacunaires du package Employee Benefits qui lui était offert.

Voici quelques astuces pour communiquer efficacement en matière d’Employee Benefits:
 

1. Rester sobre

Bien qu’il soit crucial que les Employee Benefits soient finement compris par tous les employés, il n’en reste pas moins que c’est une matière très complexe. Le vocabulaire relève généralement du jargon, ce qui le rend souvent incompréhensible. Alors qu’il est récurrent que le département des ressources humaines rencontre des difficultés à comprendre finement les nuances et implications des Employee Benefits, cela s’avère encore plus compliqué pour les travailleurs. 
 
Pour convaincre son personnel des avantages offerts par les Employee Benefits, même si le but sous-jacent est le recrutement ou la rétention, il faut communiquer dans des termes intelligibles pour tous. Tout spécialement en matière d’assurance, parfois perçue «négativement» du fait de préjugés persistants comme «les compagnies d’assurances ne paient jamais». Il est donc crucial que les travailleurs perçoivent les réels avantages des Employee Benefits, sans quoi il est inutile de les offrir.
 

2. Présenter des exemples sous forme de scenarios de vie probables

Pour expliquer comment certains Benefits fonctionnent, comme par exemple les indemnités d’invalidité, il est inutile de s’égarer dans une litanie sans fin d’informations techniques. Il est nettement plus efficace de présenter un « slide » reprenant un ligne du temps ou un graphique représentant un exemple de la vie quotidienne.

Puisque les indemnités d’invalidité sont généralement liées au revenu, ajouter des scénarios différenciant les différents niveaux de salaire (bas, moyen et élevé) peut être un bon moyen d’amener le travailleur à se projeter dans la simulation puisqu’il pourra se reconnaître dans l’une des trois catégories. En cas d’utilisation de des données chiffrées, la parcimonie s’impose. Par ailleurs, ces dernières doivent être présentées visuellement de manière à être compréhensibles instantanément.
 
En tant que courtier en assurances, Concordia réalise régulièrement pour ses clients des présentations relatives aux Employee Benefits. Soit une fois par an, soit plus, dépendant des besoins et désirs de nos clients. Selon nous, cela représente clairement une valeur-ajoutée. En effet, non seulement le personnel bénéficie d’une présentation de son package Employee Benefits, mais surtout il a la possibilité de poser ses questions dans un échange interactif avec des experts qui maitrisent parfaitement cette matière.
 

3. La confiance au centre de la communication

Chez Concordia, le «pourquoi» est au centre de nos décisions en matière d’assurance et de gestion. Se fonder sur cette question et sur les besoins auxquels il faut répondre constitue une des clés pour rendre le sujet des Benefits intelligible pour tous. Puisque bon nombre d’assurances en matière d’Employee Benefits sont complémentaires aux assurances légales, pour bien comprendre les premières, ils faut impérativement maîtriser les secondes. Dès lors, faire une présentation ou une brochure sur le fonctionnement de la sécurité sociale peut non seulement accroître les chances que le personnel comprenne mieux les Employee Benefits, mais cela peut également être perçu comme la marque d’un certain intérêt porté aux salariés, ce qui améliorera leur confiance en leur employeur. Les équipes apprécient qu’on leur explique le système belge, comme par exemple les quatre piliers de la pension, la différence entre la pension légale et la pension complémentaire, ou encore la différence entre le remboursement de l’assurance maladie-invalidité et la rente d’assurance extra-légale. Le tout assorti des règles en matière de fiscalité et taxation.

Il est absurde d’offrir d’excellents Employee Benefits si le personnel n’en maitrise pas parfaitement les tenants et aboutissants. Aujourd’hui encore, la plupart des employeurs sous-estiment l’importance de la communication au sujet des Employee Benefits et offrent à leurs salariés des produits dont ils n’ont même pas connaissance. Chez Concordia, nous nous assurons que nos clients ne soient pas l’un d’entre eux. Notre équipe Employee Benefits les assiste afin de faire face aux défis d’aujourd’hui et de demain en les aidant à offrir un package intéressant à leur personnel, à l’implémenter et à le gérer. Mais pas seulement. Nous les aidons à faire en sorte que le package soit bien compris et apprécié à sa juste valeur par leur personnel. 

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